انتظار کارفرما

proposal

چند روز قبل فرصتی بود که درد دل کارفرمائی محترم را بشنوم. ایشان سخت گله مند بود از اینکه همه اظهار بیکاری میکنند، همه میگویند مشتاق اند که کار بگیرند و انجام دهند، اما وقتی میگوئیم که یک پیشنهاد به ما بدهید، یا خیلی طول میکشد یا اصلاً نمیدهند، اول میخواهند به نوعی از ما تائید بگیرند. میگفت این (ارائه پیشنهاد) کمترین کاری است که مشاوران و ارائه کنندگان خدمت باید به سرعت انجام دهند.

حرف به ظاهر درست است. یعنی از دید کارفرما و مشتری واقعاً درست است. اما آن سوی داستان چه میگذرد؟ چرا پیشنهاد داده نمیشود تا تعلل و تاخیر میشود؟ چرا سعی میشود که نظر کارفرما در ابتدا پرسیده شود؟ در این نوشته میخواهیم این موضوع را از چشم یک فروشنده خدمات نگاه کنم. امیدم آن است که این نگاه، درک ما و کارفرمایانمان را به هم نزدیک تر کند.تمام تلاشی که یک ارائه دهنده خدمت انجام میدهد، در بازاریابی و فعالیتهای مرتبط با آن، برای آن است که صدایش به یک مشتری بالقوه برسد. قاعدتاً گام بعدی تهیه یک پیشنهاد است برای کاری که از ارائه کننده خواسته میشود.

حالا چند حالت اتفاق می افتد و از همینجاست که موضوع هم جالب میشود هم محل مناقشه:

– ممکن است در پی اظهار تمایل مخاطب به استفاده از خدمات، ارائه کننده نتواند نیاز مخاطب را درست درک کند. در این شرایط ارائه یک پیشنهاد جز اتلاف وقت، حاصلی ندارد. رسالت حرفه ای هم ایجاب میکند که ابتدا نیاز مخاطب درست درک شود. برای این منظور دو کار میشود کرد: یا یک پیشنهاد عمومی ارائه نمود که چه خدماتی قابل ارائه است؟ یا با مخاطب مذاکره کرد تا نیاز وی درک شود. پیشنهاد عمومی، همانطور که از نامش هم پیداست، عمومی است و در بهترین حالت بخشی از آن بر بخشی از نیازهای مخحاطب پوشش دارد و معمولاً حمل بر فخر فروشی و شنیدن این جملات میشود که چقدر حاشیه رفته اید! اگر همتقاضای جلسه شود، معمولاً پاسخ این است که شما یک پیشنهاد بدهید تا بر اصلاً ببینیم شما میتوانید کار ما را انجام دهید تا جلسه بگذاریم یا خیر!؟

– اگر به جلسه بروید، و زیاد سوال کنید، میگویند که مثل اینکه شما اصلاً کار ما را نفهمیده اید، انتظار داریم که شما زودتر از ما موضوع را متوجه شوید. در واقع در بسیاری اوقات مخاطبین دوست دارند که ارائه کننده، نیاز آنها را درک و تبیین کند. این کاری است که شدنی است، اما مستلزم صرف زمان و هزینه نسبتاً قابل توجه است. برای درک نیاز مخاطب، باید بهترین و مسلط ترین افراد ارائه کننده، با کارفرما مذاکره کنند تا نیاز او را درک کنند. اینجاست که به طور معمول، کارفرمایان سندی تهیه میکنند که به RFP شناخته میشود و در آن تمام نیازها و شرایط خود را درج میکنند و فرض بر این است که تمام خواسته های کارفرما در آن هست.

– مشکل بعدی در رعایت حقوق پیشنهاد دهنده است. وقتی شما پیشنهادی تهیه میکنید، هیچ منع قانونی وجود ندارد که مفاد پیشنهاد شما برای دیگران افشا نشود یا دیگران به طریقی به آن دسترسی پیدا نکنند. در این شرایط این پیشنهاد دهنده است که متضضر میشود، چون تمام داشته هایش در این حوزه را در اختیار قرار داده و تعهدی قانونی هم برای رعایت حقوق او وجود ندارد. منظورم کارهای خلاف نیست، اما متاسفانه اینکه پیشنهاد فنی یک نفر در اختیار سایرین قرار داده شود تا بهترین پیشنهاد دریافت شود، در نظام کاری ما کاری خلاف محسوب نمیشود.

حالا فکر کنید که شما در هفته با ۵ درخواست از این نوع مواجه شوید. چه حجم زمانی را باید تخصیص دهید تا نیاز مخاطب را کشف کنید، آن را تبدیل به یک پیشنهاد کنید که هم گویا باشد که کارفرما بداند نیازش را درک کرده اید، هم به نوعی تنظیم شده باشد که حقوق شما هم در آن رعایت شود.

میدانم که این هم بخشی از کار است، اما وقتی درخواست پیشنهاد برای کارفرما هزینه و تعهدی ندارد، ساده ترین کار آن است که از همه درخواست پیشنهاد کند. کسانی که محتاط تر باشند، ممکن است پیشنهاد ندهند یا پیشنهادی عام بدهند، آنها که مشتاق ترند، (بنا به برداشت طبیعی کارفرما) کسانی هستند که پیشنهادهای متناسب تر و احتمالاً مشروح تری بدهند. اینجاست که کارفرما نمیتواند به انتخاب خوب برسد و همه متضرر میشوند.

این مقدمه را از آن آوردم که درخواست کنم، از شما که در جایگاه کارفرمائی نشسته اید تا ملاحظه منابع پیشنهاد دهنده را هم بکنید. عدم ارائه پیشنهاد را حمل بر بی میلی نکنید، بدانید که ارائه دهندگان خدمات، هزینه میکنند تا به شما ارائه خدمت کنند، اما آنها هم محدودیتها و ملاحظاتی دارند که فقط وقتی میتوان به نتیجه خوب رسید که روشی که پیش میگیریم، متضمن منافع هر دو طرف باشد.

سربلند باشید

اگر مفید بود، عضو شوید و یا به اشتراک بگذارید

برای آشنائی با کاربرد عملی این نوشته ها، در سازمان خودتان، روی عناوین زیر کلیک کنید:

جذب و استخدام

یافتن فرد مناسب برای سمت مناسب و در زمان مناسب، دغدغه اصلی در مرحله جذب و استخدام است. ما در این مرحله همراه شما هستیم و به کمک ابزارهای کارآمد یک سیستم پشتیبان تصمیم گیری به شما پیشنهاد میکنیم.

انگیزش و نگهداشت

وقتی افراد مناسب را انتخاب کردید، بر سر حق الزحمه هم به توافق رسیدید، نگهداشت این کارکنان چندان ساده نخواهد بود. ما امیدواریم بتوانیم همراه شما باشیم تا با پرهیز از سعی و خطا، ریزش نیروهای خود را به حداقل ممکن تقلیل دهید.

ارتقا و توسعه

جنبه های مالی، تنها جاذبه های شغلهای سازمانی نیستند. مسیر پیش رو (کار راهه شغلی) و شایسته سالاری برای کارکنان سازمانها چه بسا مهم تر بوده و به آنها انگیزه میدهد که با جان و دل در سازمان بمانند و نقشی در آینده خود ایفا کنند.

عملکرد و مدیریت

وقتی افراد وارد سازمان میشود و به اصطلاح در پست خود مستقر میشوند، با به کارگیری روشهای ساده و توجه به نیازهای مادی و معنوی کارکنان، میتوانید آنها را به گونه ای مدیریت کنید که روابطی برنده -برنده برای دراز مدت میان شما برقرار باشد.


۱۱ دیدگاه

  1. بهامين می‌گه:

    دقیقا همین طور است، البته این عدم بلوغ دو طرفه است و من در هردو سمت جایگاه بوده ام و دو چیز جالب را نقل می کنم:
    یک شرکت از ما پروپوزال خدمات خاصی را خواست. بعد از ارسال پروپوزال در موعد مقرر با کلی انرژی صرف شده، پس از یک هفته پروپوزال خود ما با تغییرات جزیی به عنوان rfp ارسال مجدد شد و شرکتی دیگر برنده مناقصه شد! ایرادی به لحاظ برنده نشدن نیست، اما پروپوزال ما اکنون در حوزه کاری با لطف آن شرکت مورد نظر توسط همه رقبا در حال ارائه شدن است
    یک بار دیگر در جایگاه کارفرما به دلیل خاطره تلخ همین موضوع، زمان زیادی برای تهیه rfp گذاشتیم، پیمانکار برنده وقتی در انتها نتوانست کار را به اتمام برساند اعتراف کرد که rfp ١٠ صفحه ای ما طولانی بود و وی اصلا جزییات آن را نخوانده است!

  2. بهمن می‌گه:

    جنبه های مهمی را مطرح فرمودید.
    متأسفانه بسیاری از کارفرمایان به امکانات و نیروی انسانی معدودی که مشاوران از آن برخوردارند توجهی ندارند. ضمن اینکه علاوه بر عدم حمایت از محرمانگی پیشنهاد ارائه شده، سوء استفاده هایی نظیر برگزاری مناقصات صوری کم اتفاق نمی افتند. یکی از حداقل حقوق پیشنهاد دهنده نیز این است که از نتیجه کار مطلع شده و در صورت عدم قبولی پیشنهاد، (در صورتی که موضوع صرفاً مزایده صوری نباشد) به درستی به وی پاسخ داده شود.

  3. فاطمه می‌گه:

    سلام
    من فکر میکنم بعضی سازمانها یه دید منفی نسبت به مشاورین و سازمانهای خدماتی دارند. یعنی تصور اینه که مشاورین یا سازمانهای خدماتی معمولاً یک راهکار مشخص میدهند و انعطاف پذیری لازم برای تغییر خدماتی که ارایه میدهند رو با خواسته های سازمان اونها ندارند و در واقع شرایط خاص سازمان اونها رو درک نمیکنند.
    دوم اینکه گاهی عنوان می کنن که اگر خودشون میدونستن دقیقاً چی میخوان احتمالاً نیازی به استفاده از مشاور نداشتن. یعنی گاهی حتی نیاز به مشخص کردن صورت مساله دارن.
    در عین حال با توجه به اینکه کل مطلب براشون ناشناخته است نسبت به کوچکترین موردی که از نظرشون ناخوشایند باشه هم جبهه گیری میکنند.

  4. سلام
    جسارتا با این جمله :
    ” چون تمام داشته هایش در این حوزه را در اختیار قرار داده ”
    موافق نیستم .
    بیشتر پیشنهاد دهندگان ، میدانند چه باید بشود ، نمیدانند چطور باید انجامش بدهند !
    در ابعاد وسیع تر ، بیشتر ما میدانیم چه میخواهیم ، مشکل اینجاست که نمیدانیم چطور انجامش بدهیم .
    لذا به همین دلیل است که شخصا ، از مشاوران و مدرسانی بهره میبرم که علاوه بر اینکه در حوزه ای دانش دارند ، در همان حوزه ( و با استفاده از آن دانش ) کار هم کرده اند ( البته خیلی مهم نیست که به نتیجه رسیده اند یا نه ! ) و از همه مهم تر اینکه نحوه انتقال آن دانش را هم بدانند .

  5. @آرمین خوشوقتی
    سلام
    آنچه من نوشته ام با فرمایش شما منافاتی ندارد. من عرض کرده ام که تمام داشته اش را در قالب پیشنهاد ارائه کرده، شما هم میفرمائید تمام آن داشته کافی نیست. من با شما موافقم که گاهی تمام داشته پیشنهاد دهنده هم کافی نیست.
    ممنون از ریز بینی شما
    سربلند باشید

  6. هاشمی می‌گه:

    با سلام.
    اسفند ماه سال قبل بود که همچنین اتفارقی برای من افتاد. یک کارخانه برای ارتقا امنیت شبکه داخلی خودش از من درخواست پیشنهاد کرده بود. من هم برای نشان دادن حسن نیت خودم پنج پیشنهاد ظرف ۳ روز ارایه دادم و ارایه پیشنهادات بعدی را منوط به عقد قرارداد کردم. حدود یک ماه هرچه سراغ میگرفتم جوابی به من داده نمیشد. تا از طریق یکی از پرسنل آن کارخانه خبردار شدم که آنها با استفاده از پرسنل خودشان در حال عملی کردن پیشنهادات من هستند. حالا به نظر شما رفتار من با مورد بعدی مراجعه به چه صورت باید باشد؟

  7. @هاشمی
    سلام
    شرمنده ام که راه حلی ندارم.
    شاید اندکی مذاکره قبل از ارائه ۵ پیشنهاد میتوانست کمکی کند، اما واقعاً راه حلی ندارم.
    سربلند باشید

  8. هاشمی می‌گه:

    سلام
    مذاکره بر سر چه چیزی؟ اگر بخواهیم که اول قرارداد بسته شود و بعد ما پیشنهاد بدهیم که به ضرر کارفرماست. و اگر بخواهیم ما اول پیشنهاد بدهیم و بعد قرارداد بسته بشه که امکان داره اینچنین مواردی پیش بیاد و ما متضرر بشیم. فکر کنم جواب آن کارفرمای محترم این باشه که چون بسیاری از کارفرما ها از اخلاق حرفه ای بویی نبرده اند افرادی چون من برای ارایه پیشنهاد در ابتدای کار بدون اطمینان از عقد قرارداد بسیار محتاطانه عمل میکنن تا یه همچین بلایی سرشون نیاد. تازه بعد از عقد قرارداد هم اطمینان نمیکنیم که اطلاعاتی به کارفرما بدهیم. چون معلوم نیست این اطلاعات از کجا سردر میاره و زحمات چندین ساله ما برای یادگیری آن مبحث به سرعت هدر میره. و همه اینها به علت عدم رعایت اخلاق حرفه ای از سوی هر دوطرفه.

  9. @هاشمی
    سلام
    به نظر من تهیه و ارائه پیشنهاد در درون خود ریسکهای نهفته دارد. بدیهی است که شما هر قدر باز تر با کارفرما برخورد کنید، اطمینان آنها هم جلب میشود. هر قدر هم بسته برخورد کنید ممکن است حمل بر عدم آگاهی شما شود، یا نسبت به برخورد شما بدبین شوند.
    این هم یکی از انتخابهای امثال من و شماست. شما میتوانید برای خودتان خطوط قرمزی تعیین کنید و به آنها وفادار بمانید و بپذیرید که اطلاعات شما محفوظ بماندآما ریسک عقد قراردادتان بالا میرود.
    میدانم که داستان پیچیده ای است و راه حل درست یکتائی ندارد.
    من همیشه سعی میکنم از چشم کارفرما هم نگاه کنم، سیاست ما این است که کار را به فازهای کوچک تقسیم کنیم تا ریسک کارفرما را کم کنیم.
    سربلند باشید

  10. @فاطمه
    سلام
    من فکر میکنم که اشاره شما به موضوع عدم درک متقابل است. یعنی کارفرما فکر میکند که مشاور، نیازش را درک نمیکند و مشاور نگران است که پیشنهادش چه سرانجامی خواهد داشت.
    بحث دیگر انعطاف است. درک از انعطاف هم به نظرم متفاوت ممکن است باشد. برخی سازمانها انعطاف را در این میدانند که مشاور گفته ها یا خواسته های آنها را به عنوان نتیجه ارائه کند. این انعطاف به نظرم خوب نیست. اما اگر مراد از انعطاف این باشد که مشاور بتواند خود را با خواسته های کارفرما تطبیق دهد، برنامه زمانی را جابجا کند، برای هر تغییر کوچک در کار، یک ادعای جدید مطرح نکند و فقط به جنبه های مالی فکر نکند، و مواردی از این دست، من هم با شما موافقم که باید انعطاف داشت.
    این یک واقعیت است که کارفرما هم روز اول درک کاملاً روشنی از نیازش ممکن است نداشته باشد. در این حالت من پیشنهادم این است که در قالب یک کار کوچک و جمع و جور، ابتدا نیازها و ضرورتها تبیین و تدوین شود، درک متقابل حاصل شود، بعد کار به گام بعدی برود.
    خلاصه اینکه به نظرم خوب است گفتگو شود تا درکها به هم نزدیک تر شود تا از مشکلات بعدی کاسته شود.
    سربلند باشید

  11. حق پرست می‌گه:

    با سلام
    به نکات درستی اشاره کردید.
    متاسفانه بازندگان اصلی در این پیشنهاددادنها ارائه دهندگان خدمات هستند. به یک دلیل بسیار ساده که اخلاق حرفه ای در صنعت و تجارت ایران وجود ندارد پیشنهادها به سرقت می رود و توسط پسرخاله و دخترخاله کارفرما به اجرا در می آید. خود من تا مطمئن نباشم که قرارداد بسته می شود هیچ پروپوزال مکتوبی ارائه نمی دهم یا قرارداد اولیه ای می بندم و در صورت عدم عقد قرار داد اصلی برای پروپوزال خود مبلغی دریافت میکنم.