روز بدون ایمیل

noemail

چند روز پیش برای یک شرکت خارجی ایمیلی ارسال کردم. پاسخ اتوماتیکی حاوی متن زیر دریافت کردم:

در شرکت ما، روزهای چهارشنبه هر هفته، روز بدون ایمیل هستند. در این روز ما فقط به ایمیلهای فوری و خیلی مهم پاسخ میدهیم و عمده زمان خود را صرف تماس مستقیم با مشتریان، آگاهی از نیازهای آنها و کاستیهای خودمان میکنیم. اگر ایمیل شما فوری باشد، به آن پاسخ خواهیم داد، وگرنه عذرخواهی ما را بپذیرید و منتظر پاسخ با کمی تاخیر باشید. البته اگر بخواهید با هر یک از اعضای تیم ما تماس بگیرید، میتوانید از طریق شماره …….. با ما در تماس باشید. اگر د رمورد سیاست روز بدون ایمیل هم نظری دارید، میتوانید آن را به طور مستقیم با مدیر ارشد شرکت به آدرس ….. در میان بگذارید.

جالب و جدبد بود. ابتدا کمی برخورنده به نظرم آمد، اما کمی در مورد آن فکر کردم و دیدم کار جالبی است. البته کا رمن فوری بود و مدتی بعد، ایمیلی از مخاطب دریافت کردم که مشکلم را حل کرده بود.

این نوعی “نه” گفتن است که همه ما از آن یا واهمه داریم یا طفره میرویم. راستی این کار خوب است یا بد؟یکی از راهکارهای مدیریت زمان آن است که از کارهایی که سبب بروز وقفه در کارمان میشوند، به صورت وقفه ای و راکتی خودداری کنیم. اینکه هر ایمیل را بلافاصله پاسخ دهیم، شاید در نظر اول خوب باشد، اما آیا واقعاً این کار خوب است؟ درست است؟ نشان ادب ماست؟ یا نشان به برنامه بودن ما؟

ایمیلها را زمانی دریافت میکنیم که کسی با ما کاری دارد. در سالهای دور، این کارها از طریق نامه و نهایتاً فکس انجام میشد، اما امروز، با زدن یک دکمه فاصله های چند هزار کیلومتری در کسری از ثانیه انجام میشوند و ما نمیدانیم موضوع چیست؟ ایمیل را میخوانیم و خود را ملزم میدانیم که فوراً به آن پاسخ دهیم.

این موضوع را ساده نگیرید. موضوع آن قدر مهم شده که نرم افزارها و افزونه هایی آمده اند که برای مدتی که خودتان تعیین میکنید، تمام ارتباطات ایمیلی شما را قطع میکنند تا شما به کارتان بپردازید.

مثلاً حتی بدون این چنین پیامهایی میتوانیم رسیدگی به ایمیلهایمان را به ۲ یا ۳ بازه زمانی در روز محدود کنیم و فقط ایمیلهای افراد مهم را طوری تنظیم کنیم که دریافت شوند و صدائی هم ایجاد کنند که دیر نشود، و بقیه را بگذاریم در صف بررسیها. بیائید کمی به این روشها فکر کنیم.

با مدیر محترمی مصاحبه میکردم. ایشان میگفتند که من وقتی سر کار میآیم اگر تعداد ایمیلهایم از تعدادی بیشتر باشد و زمان شمخصی از همه گذشته باشد، همه را پاک میکنم. استدلالشان این بود که اگر کار مهمی باشد، دوبره تماس میگیرند و اگر نباشد و احتمالاً تا آن زمان هم حل شده باشد، هم دیگر تماس نمیگیرند و هم برای هر کاری با من تماس نمیگیرند. البته این برخورد به نظرم کمی حدی است. اقلاً باید بر اساس آدمها یک نگاهی به ایمیلها بکنیم، بعد پاک کنیم. یا خودمان را محدود کنیم که روزی ۱۵ دقیقه به ایمیلها رسیدگی کنیم. این یک اصل توصیه شده است که ایمیلها را از جدید هب قدیم رسیدگی کنیم، چون ایمیلهای قدیمی ممکن است مشکلشان حل شده باشد. اما اینکه چشم بسته همه را پاک کنیم، نمیدانم چقدر خوب یا درست باشد.

بیائید نه گفتن را به طریقی موثر و فکر شده، تمرین کنیم. بخش بزرگی از زمان مفید ما، از عمر غیر قابل بازگشت ما صرف رسیدگی به کارهای دیگران میشود، و عمدتاً هم اینها کارهایی هستند که خود آن افراد حاضر نیستند زمانی برایش صرف کنند. باید به نوعی غیر آزارنده پیام بدهیم که زمان من هم ارزش و برنامه ریزی دارد.

تجربه خوبی بود، خواستم با شما هم در میان بگذارم و بدانم که شما با چه روشهایی زمان خود را مدیریت میکنید؟

سربلند باشید

اگر مفید بود، عضو شوید و یا به اشتراک بگذارید

برای آشنائی با کاربرد عملی این نوشته ها، در سازمان خودتان، روی عناوین زیر کلیک کنید:

جذب و استخدام

یافتن فرد مناسب برای سمت مناسب و در زمان مناسب، دغدغه اصلی در مرحله جذب و استخدام است. ما در این مرحله همراه شما هستیم و به کمک ابزارهای کارآمد یک سیستم پشتیبان تصمیم گیری به شما پیشنهاد میکنیم.

انگیزش و نگهداشت

وقتی افراد مناسب را انتخاب کردید، بر سر حق الزحمه هم به توافق رسیدید، نگهداشت این کارکنان چندان ساده نخواهد بود. ما امیدواریم بتوانیم همراه شما باشیم تا با پرهیز از سعی و خطا، ریزش نیروهای خود را به حداقل ممکن تقلیل دهید.

ارتقا و توسعه

جنبه های مالی، تنها جاذبه های شغلهای سازمانی نیستند. مسیر پیش رو (کار راهه شغلی) و شایسته سالاری برای کارکنان سازمانها چه بسا مهم تر بوده و به آنها انگیزه میدهد که با جان و دل در سازمان بمانند و نقشی در آینده خود ایفا کنند.

عملکرد و مدیریت

وقتی افراد وارد سازمان میشود و به اصطلاح در پست خود مستقر میشوند، با به کارگیری روشهای ساده و توجه به نیازهای مادی و معنوی کارکنان، میتوانید آنها را به گونه ای مدیریت کنید که روابطی برنده -برنده برای دراز مدت میان شما برقرار باشد.


۲ دیدگاه

  1. سلام
    جالب از جوابی که از شرکت خارجی دریافت کرده اید ، پاسخ آن مدیر محترمی است که ایمیل ها را پاک میکنند !
    این چه جور استدلالی است؟!

    بنظرم نه گفتن ، بسته به موقعیت ، میتواند یک قانون کلی داشته باشد .
    بعنوان یک فردی که سالها هم با پیمانکاران ( بعنوان مدیر اجرایی ) سرو کار داشته ام و هم سالها بعنوان مدیر منابع انسانی با پرسنل تعاملات داشته ام ، به اعتقاد من ، بسته به نوع پوزیشن ، باید نه گفتن در اولویت قرار بگیرد ، یا اینکه در یک پوزیشن هم باید نه نگفتن را در اولویت قرار بدهیم :)

  2. @آرمین خوشوقتی
    سلام
    راستش به نظرم راههای رسیدن به خدا، به تعداد آدمهاست :-)
    سربلند باشید