گردش اطلاعات در سازمان

ktf newsدسترسی به اطلاعات سازمانی، یکی از شاخصه هایی است که در بررسی های مختلف سازمانی مورد توجه قرار میگیرد. مثلاً در مدل فرهنگ سازمانی دنیسون، این معیار با چندین پرسش سنجیده میشود و بر اساس نتایجی که بدست میآید در حوزه انگیزش، توانمندسازی، آگاهی از استراتژی سازمان و مواردی از این دست از وضعیت این عامل در سازمان بهره گیری میشود.

نکات جالبی در این خصوص قابل طرح است. مثلاً اینکه آیا تصمیمات سازمان در بهترین سطح اتخاذ میشود؟ یعنی آیا کسانی که تصمیم میگیرند، از اطلاعاتی که مثلاً در رده کارشناسی هست، اطلاع کافی دریافت کرده اند؟ یا کارکنان برای تصمیماتی که در حوزه خود میگیرند، آیا اطلاعات و درک کافی از محدودیتها یا راهبردهای سازمان دارند؟

جمله زیبائی هم در یکی از مستندات مدل دنیسون هست که میگوید اینکه اطلاعات به هر میزان که لازم به نظر میرسد در اختیار افراد قرار میگیرد، کافی نیست. بلکه به جز اطلاعات خیلی خاص، افراد باید حس کنند که به هر اطلاعی که علاقمند هستند، دسترسی داشته باشند.

نکته دیگر این است که اطلاعات باید در جای درست ارائه شود که خطای ناشی از عدم اطلاع کم شود. یعنی نباید اطلاعات را زمانی به فرد بدهیم که کار از کار گذشته و ا مرتکب اشتباهی شده و حالا به او بگوئیم که تو اشتباه کرده ای چون این را نمیدانستی. این سبب میشود که اولاً فرد حس کند برنامه هایی در پشت صحنه در جریان است و تعلق او به سازمان کم شود. از سوی دیگر او دیگر تصمیم نخواهد گرفت و اقدام نخواهد کرد، چون به ای نباور میرسد که تصمیمات او به علت عدم دسترسی به اطلاعات، ممکن است غلط از آب درآید و لذا این فر هرگز توانمند نمیشود.

مثال خوبی از این شیوه نادرست انتشار اطلاعات در بزرگراه و پل طبقاتی صدر هم قابل مشاهده است.

ورودی تونل صدر، نمیدانم بر اساس کدام تحلیل و توسط چه کسی، صبحها بسته میشود. اما اطلاع از این موضوع، فقط در تابلوئی که چند متر مانده به ورودی تونل است درج میشود. جائی که افراد دیگر میبینند که تونب مسدود است و آنها که باید از تونل بروند، دیگر چاره ای ندارند. این در حالیست که چندین تابلو قبل از این محل هست که روی آنها اطلاعات به درد نخور دیگری درج شده است. مثلاً در تابلوئی که حدود ۲ کیلومتر قبل از تونل است و از آنجا تا انتهای بزرگراه امکانی برای روفتن به طبقه بالا نیست، نوشته شده که سرعت در طبقه دوم با دوربین کنترل میشود!

این اطلاع رسانی اعتماد من مشتری این سیستم را سلب میکند و به سایر اقدامات هم بی اعتماد میشوم.

این وضع، حاصل یک تفکر است. تفکری که فکر میکند اطلاعات را باید داد، اما چگونه و کجا باید داد که به درد بخورد، چندان اهمیت ندارد. همین تفکر میتواند در سازمان هم باشد و سبب شود تا کارکنان و همکاران شما به شما و تصمیمهای شما بی اعتماد شوند.

گروهی از مدیران در انتظار اطلاعات خست به خرج میدهند. به این ترتیب کارکنا ن نمیدانند که در سازمان چه میگذرد، چرا فلان چیز خریداری نمیشود یا چرا فلان تصمیم این قدر طول کشیده است. این درحالیست که اگر اطلاع رسانی درست و به موقع و بدون خست انجام شود، همین کارکنان ممکن است مدافع تصمیمات  و عملکردهای سازمان باشند و به مدیران کمک کند.

اطلاعات را منتشر کنیم و کارکنان را در مشکلات سازمانی سهیم کنیم. به آنها باور کنیم تا آنها هم ما را باور کنند.

سربلند باشید

اگر مفید بود، عضو شوید و یا به اشتراک بگذارید

برای آشنائی با کاربرد عملی این نوشته ها، در سازمان خودتان، روی عناوین زیر کلیک کنید:

جذب و استخدام

یافتن فرد مناسب برای سمت مناسب و در زمان مناسب، دغدغه اصلی در مرحله جذب و استخدام است. ما در این مرحله همراه شما هستیم و به کمک ابزارهای کارآمد یک سیستم پشتیبان تصمیم گیری به شما پیشنهاد میکنیم.

انگیزش و نگهداشت

وقتی افراد مناسب را انتخاب کردید، بر سر حق الزحمه هم به توافق رسیدید، نگهداشت این کارکنان چندان ساده نخواهد بود. ما امیدواریم بتوانیم همراه شما باشیم تا با پرهیز از سعی و خطا، ریزش نیروهای خود را به حداقل ممکن تقلیل دهید.

ارتقا و توسعه

جنبه های مالی، تنها جاذبه های شغلهای سازمانی نیستند. مسیر پیش رو (کار راهه شغلی) و شایسته سالاری برای کارکنان سازمانها چه بسا مهم تر بوده و به آنها انگیزه میدهد که با جان و دل در سازمان بمانند و نقشی در آینده خود ایفا کنند.

عملکرد و مدیریت

وقتی افراد وارد سازمان میشود و به اصطلاح در پست خود مستقر میشوند، با به کارگیری روشهای ساده و توجه به نیازهای مادی و معنوی کارکنان، میتوانید آنها را به گونه ای مدیریت کنید که روابطی برنده -برنده برای دراز مدت میان شما برقرار باشد.